4 Special Posting Period and Posting Adjustment for Year End Closing

4 Special Posting Period and Posting Adjustment for Year End Closing - 4 Kỳ Đặc Biệt và Bút Toán Điều Chỉnh Cuối Năm.

Một doanh nghiệp phát sinh hàng ngàn chứng từ hóa đơn phục vụ nghiệp vụ quản lý kế toán của doanh nghiệp trong một kỳ. Do đó không thể tránh khỏi sai sót khi kế toán viên nhập chứng từ vào hệ thống về con số tiền phát sinh trong mỗi chứng từ. 

VD. Hóa đơn bán hàng, có công nợ phải thu khách hàng là 11tr vnd (đã kèm thuế VAT) phát sinh vào ngày 11/05/2017. Kế toán nhập chứng từ đó vào hệ thống nhưng nhập sai thành 10tr. Đến cuối năm khi lập báo cáo tài chính, kế toán phát hiện ra lỗi trên và sửa sai bằng cách tạo thêm hóa đơn có số tiền bằng với số tiền còn thiếu là 1 tr. Hóa đơn đó được hạch toán vào kỳ thứ 13 . Tại sao lại không hạch toán vào kỳ thứ 5, vì kỳ thứ 5 đã đóng rồi.

     At the year end, external auditor will audit the company's books of accounts. During this audit, year end closing entries will be entered for adjustments to books of account. Special posting period are defined in sap to record these adjustment entries for year end closing. When you define it as 4 in a fiscal year variant, sap divides the last month i.e the 12th one in to 4 parts. It does not mean that you can not record transaction to the last month. In addition to posting of normal transaction to 12th you can also post year end closing transaction to any of these special posting periods.

   Transactions are posted to it based on the date of transaction. If your transaction date falls within the last normal month then you can post it to any of the special posting period. 

    Transaction code 

1. OB29- Defined fiscal year variat

2. OB37- Assign fiscal year variant to company code

3. OB52- Define the start date and end date of each posting period

Fiscal Year Field có trong rất nhiều bảng, nhưng tôi thường lấy trong bảng BKPF (header document) 

Fiscal Year = GJAHR

In my personal opinion, error resulting from not opening accounting periods in SAP are a very a common issue. This error can potentially affect business process such as financial reporting or invoicing because the correct period is not setup. 

Therefore, I believe that seting up approciate accounting period is very important.

Furthermore, while these errors can be relatively easy to correct, it can take time to fix, so carefull checking is important.

Overall, when using SAP, it is important to keep in mind the need for proper accounting period setup and strive to ensure reliable execution of business processes.

個人的な意見としてSAP上で会計期間を開始していないによって発生するエラーは非常によくある問題です。このエラーが正しい期間が設定されないため、財務会計レポートや請求書など業務プロセスに影響を与える可能性があります。

従って、適切な会計期間の設定するのが非常に重要であると考えます。

さらに、これらのエラーは簡単に修正するできますが修正するため時間がかかります。なので注意深くチェッキングは非常に重要です。

総くじ、SAPを使用する時、適切な会計期間の設定が必要であるということを念頭に置いて、業務プロセスを確実に実行するよう努める必要があると考えます。