Unit 3: Stock Material Procurement
Lesson 1: Applying Conditions in Purchasing
Một ví dụ cụ thể về Condition Technique trong mua hàng là khi một nhà cung cấp cung cấp một sản phẩm với mức giá khác nhau tùy thuộc vào số lượng sản phẩm được mua. Ví dụ, nếu một khách hàng mua hàng từ 1 đến 10 sản phẩm, giá sẽ là 100 đô la một sản phẩm. Nếu khách hàng mua hàng từ 11 đến 20 sản phẩm, giá sẽ là 95 đô la một sản phẩm.
Để quản lý điều kiện này, chúng ta có thể sử dụng Condition Technique trong SAP. Chúng ta có thể tạo một điều kiện giá với mã "PRICE1" và giá 100 đô la, và một điều kiện giá khác với mã "PRICE2" và giá 95 đô la. Khi tạo một đơn hàng mua hàng, chúng ta có thể áp dụng điều kiện giá tương ứng với số lượng sản phẩm mà khách hàng muốn mua.
Purchasing condition (Điều kiện mua hàng) là một loại điều kiện sản xuất hoặc mua hàng được áp dụng cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Điều kiện mua hàng bao gồm thông tin về giá, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng và các điều kiện khác cần thiết cho việc mua hàng. Những điều kiện này giúp cho người mua và người bán đồng ý về mức giá, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
Ví dụ về điều kiện mua hàng:
- Một công ty muốn mua 100 chiếc máy tính. Điều kiện mua hàng của họ bao gồm giá mua sản phẩm là $800 mỗi chiếc, thanh toán trong vòng 30 ngày sau khi nhận hàng và giao hàng trong vòng 60 ngày sau khi đặt hàng.
- Một nhà cung cấp muốn bán hệ thống an ninh cho một công trình dân dụng. Điều kiện mua hàng của họ bao gồm giá bán là $10,000, thanh toán trước 50% trước khi bắt đầu công việc và thanh toán 50% còn lại sau khi hoàn thành công việc.
Time Dependency of Conditions
Ví dụ về thời gian phụ thuộc điều kiện:
- Một nhà cung cấp có thể cung cấp một sản phẩm với giá tốt hơn trong tháng 1 và tháng 2 hàng năm.
- Một công ty bán hàng có thể có mức giảm giá cho một sản phẩm trong dịp lễ, như Giáng sinh hoặc Tết Nguyên Đán.
- Một công ty có thể có chính sách giá tốt hơn cho một khách hàng đặc biệt trong thời gian quảng cáo.
Time-dependent conditions và time-independent conditions là hai loại điều kiện trong SAP.
Time-independent conditions là điều kiện mà giá trị của chúng không thay đổi theo thời gian. Ví dụ, nếu một nhà cung cấp cung cấp một sản phẩm với giá 10 đô la, giá này sẽ còn vậy mãi mãi, không phụ thuộc vào thời gian.
Time-dependent conditions là điều kiện mà giá trị của chúng sẽ thay đổi theo thời gian. Ví dụ, nếu một nhà cung cấp cung cấp một sản phẩm với giá tốt hơn trong tháng 1 và tháng 2 mỗi năm, giá của sản phẩm sẽ phụ thuộc vào thời gian và sẽ thay đổi theo từng khoảng thời gian.
Condition Type and Calculation Schema
Condition Type là một loại điều kiện mà bạn muốn áp dụng cho một hợp đồng hoặc giá trị đơn hàng. Ví dụ, có thể có một loại điều kiện "giá bán" để xác định giá bán cho một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Calculation Schema là một tập hợp các quy tắc và tham số mà bạn sử dụng để tính toán giá trị của Condition Type. Ví dụ, trong Calculation Schema cho "giá bán", bạn có thể chỉ định các quy tắc như giảm giá cho số lượng lớn hoặc tính toán phí vận chuyển.
Vậy Calculation Schema là cách mà bạn xác định cách tính toán giá trị cho một Condition Type cụ thể.
Lesson 2: Handling Requests for Quotations and Quotation Processe
Collective Number
One-Time Vendor
Function Process – RFQ Creation
Quotation Entry and Price Comparison List
Lesson 3: Creating Purchase Orders with Reference
Lesson 4: Maintaining Purchasing Info Records
Cấu trúc của PIR bao gồm các trường sau:
- Mã nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng
- Giá
- Đơn vị tính
- Điều kiện mua hàng
- Thời hạn giao hàng
- Thời hạn thanh toán
- Thông tin liên hệ của nhà cung cấp
PIR là một công cụ quan trọng để giúp các công ty quản lý các chi tiết liên quan đến mua hàng, giúp tăng hiệu quả trong quản lý nguồn cung và giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng.
Price Determination là một quá trình xác định giá của một mặt hàng hoặc dịch vụ. Quá trình này bao gồm các bước như tổng hợp thông tin về nguồn cung, xem xét các yếu tố và điều kiện liên quan đến mặt hàng hoặc dịch vụ, và tính toán giá mới cho mặt hàng hoặc dịch vụ đó.
Mục đích chính của Price Determination là đảm bảo rằng công ty cung cấp giá cả cạnh tranh cho mặt hàng hoặc dịch vụ của mình, và tăng hiệu quả trong quản lý nguồn cung và kinh doanh.
Ví dụ về Info Record trong mô hình quản lý nguồn cung của một công ty sản xuất:
Công ty muốn mua một số lượng nhỏ linh kiện từ đối tác mua hàng ABC.
Trước khi tạo đơn đặt hàng, nhân viên quản lý nguồn cung sẽ tìm kiếm Info Record của đối tác mua hàng ABC trong hệ thống SAP của công ty.
Nếu Info Record cho đối tác mua hàng ABC đã tồn tại, nhân viên sẽ xem xét thông tin trong Info Record để xác định giá mua hàng và điều kiện mua hàng khác.
Nếu Info Record cho đối tác mua hàng ABC chưa tồn tại, nhân viên sẽ tạo mới Info Record bằng cách nhập thông tin về giá mua hàng, điều kiện mua hàng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và địa chỉ giao hàng.
Sau khi cập nhật hoặc tạo mới Info Record, nhân viên sẽ sử dụng thông tin trong Info Record để tạo đơn đặt hàng và xác định giá mua hàng cho linh kiện từ đối tác mua hàng ABC.
Các Info Record được cập nhật và lưu trữ trong hệ thống SAP, và sẽ được sử dụng cho các đơn đặt hàng tiếp theo từ đối tác mua hàng ABC.
InfoUpdate Checkbox cho phép người dùng cập nhật hoặc giữ nguyên thông tin trong Info Record khi tạo mới hoặc sửa đổi một đơn đặt hàng.
Ví dụ, nếu InfoUpdate Checkbox được chọn, các thay đổi trong giá mua hàng, điều kiện mua hàng, thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng và điều kiện thanh toán trong đơn đặt hàng sẽ được cập nhật vào Info Record. Nếu InfoUpdate Checkbox không được chọn, thông tin trong Info Record sẽ giữ nguyên không bị thay đổi.
Lesson 5: Analyzing Material Valuation
Ví dụ: Giả sử một công ty có 100 sản phẩm A trong kho với giá nhập mỗi sản phẩm là 10 đô. Material Valuation trong SAP sẽ tính toán giá trị sổ sách của 100 sản phẩm là 1000 đô la và cung cấp thông tin này cho quản lý tài chính và kế toán để họ có thể quản lý tài sản của công ty một cách chính xác.
Chúng ta cũng có thể sử dụng Material Valuation để xem giá trị bán hàng của các sản phẩm trong kho, giá trị kinh doanh và giá trị tài sản theo thời gian, giúp cho việc quản lý tài chính và kế toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Goods movements là một khái niệm trong quản lý vật tư, được sử dụng trong hệ thống SAP. Nó đại diện cho sự di chuyển của vật tư từ một điểm này đến một điểm khác trong quá trình sản xuất hoặc giao dịch. Các goods movements có thể bao gồm việc nhập hàng từ nhà cung cấp, việc chuyển vật tư từ kho nhập sang kho xuất, hoặc việc chuyển vật tư từ kho sang sản xuất.
Goods movements được ghi nhận trong hệ thống SAP và cập nhật lại số lượng vật tư trong kho, giá trị tài sản và các tài khoản liên quan. Việc quản lý goods movements giúp cho các doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát số lượng vật tư trong kho, giúp cho việc quản lý tài chính và kế toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Valuation Areas có thể được sử dụng để phân chia vật tư theo nhà máy, khu vực, hoặc theo nhóm vật tư. Việc sử dụng Valuation Areas giúp cho các doanh nghiệp có thể tổ chức và quản lý giá trị của vật tư một cách chính xác và dễ dàng hơn, và cung cấp thông tin chính xác về giá trị tài sản cho mục đích quản lý tài chính và kế toán.
Ví dụ: Một công ty có hai nhà máy sản xuất tại hai khu vực khác nhau. Để quản lý giá trị của vật tư tốt hơn, công ty có thể tạo hai Valuation Areas tương ứng với hai nhà máy. Khi một vật tư được nhập vào một nhà máy, giá trị của vật tư sẽ được cập nhật trong Valuation Area tương ứng với nhà máy đó. Việc sử dụng Valuation Areas giúp cho công ty có thể quản lý và theo dõi giá trị của vật tư một cách chính xác và dễ dàng hơn.
Ví dụ: Một công ty có một số loại vật tư khác nhau với giá vốn, giá bán và giá nhập khác nhau. Để quản lý giá trị vật tư này, công ty có thể tạo một Valuation Class cho từng loại vật tư với các điều kiện giá trị tương ứng.
Ví dụ, Valuation Class A có thể chứa giá vốn cho vật tư loại 1, giá bán cho vật tư loại 2 và giá nhập cho vật tư loại 3. Valuation Class B có thể chứa giá vốn cho vật tư loại 4, giá bán cho vật tư loại 5 và giá nhập cho vật tư loại 6. Khi vật tư được nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động tính giá trị của vật tư theo Valuation Class được chỉ định. Nếu cần thay đổi giá trị vật tư, chỉ cần thay đổi Valuation Class đối với vật tư đó là giá trị của vật tư sẽ được tính lại theo điều kiện giá trị mới.
Ví dụ về mối quan hệ giữa Valuation và G/L Account trong SAP:
- Valuation Class A: Giá trị vật tư loại 1
- Liên kết với G/L Account 1010 (Inventory Value - Type 1)
- Valuation Class B: Giá trị vật tư loại 2
- Liên kết với G/L Account 1020 (Inventory Value - Type 2)
- Valuation Class C: Giá trị vật tư loại 3
- Liên kết với G/L Account 1030 (Inventory Value - Type 3)
Trong trường hợp này, mỗi Valuation Class tương ứng với một loại vật tư và được liên kết với một G/L Account tương ứng để ghi nhận giá trị vật tư loại đó. Khi cấu hình được thực hiện, giá trị vật tư sẽ được tính toán và ghi nhận vào G/L Account tương ứng khi có giao dịch liên quan đến vật tư.
Procedures for Material Valuation
Procedures for Material Valuation là quy trình để xác định giá trị của các vật tư trong hệ thống SAP. Quy trình này bao gồm các bước sau đây:
Xác định Valuation Area: Bước đầu tiên trong quy trình xác định Valuation Area, để xác định đơn vị chứng từ sẽ được sử dụng cho việc tính giá trị vật tư.
Xác định Valuation Class: Tiếp theo, bạn cần xác định Valuation Class cho mỗi loại vật tư, để chỉ định giá trị tương ứng cho mỗi loại vật tư.
Xác định G/L Account: Bạn cần liên kết một G/L Account với mỗi Valuation Class để ghi nhận giá trị tương ứng cho mỗi loại vật tư.
Thực hiện Goods Movement: Khi thực hiện Goods Movement, giá trị vật tư được tính toán và ghi nhận trong hệ thống SAP.
Báo cáo về giá trị vật tư: Cuối cùng, bạn có thể tạo báo cáo về giá trị vật tư để kiểm soát và đánh giá giá trị của các vật tư trong hệ thống.
Giá "S" (Standard Price): Là giá tiêu chuẩn của một mặt hàng, được xác định cho mỗi mặt hàng dựa trên một số yếu tố như giá mua, giá bán, hoặc giá nhập khẩu. Giá tiêu chuẩn của một mặt hàng có thể được cập nhật định kỳ hoặc khi có sự thay đổi trong giá.
Giá "V" (Moving Average Price): Là giá trung bình di chuyển, được tính toán dựa trên số lượng và giá của các phiếu nhập hàng và xuất hàng trong khoảng thời gian quy định. Giá trung bình di chuyển là một phương pháp giá điều khiển phổ biến cho các mặt hàng có tỷ lệ thay đổi giá không quá nhiều và có tổng số lượng lớn.
Sử dụng giá "S" hoặc giá "V" tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp và yêu cầu tính toán của từng mặt hàng.
Enter Incoming Quotations là một chức năng trong SAP (System Applications and Products in Data Processing) dùng để tạo các báo giá (quotation) từ các nhà cung cấp.
Khi một nhà cung cấp gửi một báo giá cho doanh nghiệp, người dùng SAP có thể sử dụng chức năng Enter Incoming Quotations để tạo một bản ghi báo giá trong hệ thống. Bản ghi báo giá này chứa các thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bao gồm giá cả, số lượng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều kiện khác.
Thông tin trong bản ghi báo giá này sau đó có thể được sử dụng để so sánh giá với các báo giá khác từ các nhà cung cấp khác nhau hoặc để tạo đơn đặt hàng (purchase order) cho nhà cung cấp tương ứng. Chức năng Enter Incoming Quotations cũng cho phép người dùng SAP thực hiện các hoạt động khác như chuyển đổi báo giá thành đơn đặt hàng hoặc tạo các yêu cầu cung cấp (request for quotation) để yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp khác.
Việc sử dụng chức năng Enter Incoming Quotations trong SAP giúp quản lý quá trình đặt hàng và mua hàng trở nên dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác trong việc so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp khác nhau.
Price comparison trong SAP là một tính năng giúp người dùng so sánh giá các sản phẩm hoặc dịch vụ giữa các nhà cung cấp khác nhau trong một hợp đồng mua hàng hoặc đặt hàng.
Khi sử dụng tính năng price comparison trong SAP, người dùng có thể tạo ra một danh sách các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ muốn mua hoặc đặt hàng và sau đó liệt kê các nhà cung cấp khác nhau cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ đó. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về giá cả của từng sản phẩm hoặc dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau, giúp người dùng có thể so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp và chọn ra nhà cung cấp có giá cả tốt nhất.
Ngoài ra, tính năng price comparison trong SAP còn cho phép người dùng thêm các yêu cầu khác như thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chi phí vận chuyển, chi phí bảo trì và các điều kiện khác. Các thông tin này cũng được hiển thị trên danh sách so sánh giá, giúp người dùng có thể so sánh các nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Việc sử dụng tính năng price comparison trong SAP giúp cho quá trình đặt hàng và mua hàng trở nên tiện lợi và đáng tin cậy hơn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí và đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được mua.
Ví dụ về Purchasing Info Records như sau:
Giả sử công ty ABC có nhu cầu mua vật tư A từ nhà cung cấp XYZ. Để quản lý thông tin mua hàng, công ty ABC sẽ tạo một Purchasing Info Record (PIR) cho vật tư A. PIR này sẽ chứa thông tin như:
- Mã vật tư A
- Đơn vị mua hàng là công ty ABC
- Đơn vị cung cấp là nhà cung cấp XYZ
- Giá cả bán hàng là 10 USD/đơn vị
- Số lượng tối thiểu để đặt hàng là 100 đơn vị
- Số lượng tối đa để đặt hàng là 1000 đơn vị
- Thời gian giao hàng là 2 tuần
- Điều kiện thanh toán là thanh toán sau 30 ngày
Khi có nhu cầu đặt hàng vật tư A, bộ phận mua hàng của công ty ABC có thể sử dụng thông tin trong PIR để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và hiệu quả, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình mua hàng và quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Unrestricted use trong quản lý kho là một trạng thái cho phép sử dụng hàng hóa hoặc vật phẩm bất kỳ trong kho mà không cần phải tuân thủ bất kỳ hạn chế nào. Khi một mặt hàng được gán trạng thái "Unrestricted use", có nghĩa là nó đã được kiểm tra và xác nhận rằng nó không có bất kỳ vấn đề nào và có thể sử dụng mà không cần phải đợi phê duyệt hoặc giám sát.
Ví dụ, khi một đơn hàng mới đến, hàng hóa được kiểm tra và đánh dấu là "Unrestricted use" khi chúng ta xác nhận rằng chúng không có bất kỳ hư hỏng, lỗi hoặc thiếu sót nào và có thể được sử dụng mà không gặp vấn đề. Các trạng thái khác như "Restricted use" hoặc "Blocked" sẽ yêu cầu sự can thiệp của quản lý hoặc các bộ phận kiểm tra khác trước khi sản phẩm có thể được sử dụng.
Trạng thái "Unrestricted use" là quan trọng trong quản lý kho, vì nó cho phép các sản phẩm và hàng hóa được sử dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tăng sản xuất và giảm thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi các quy trình và quản lý kho chặt chẽ để đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm được xác nhận là không có vấn đề mới được đánh dấu là "Unrestricted use".
Quality inspection là gì
Quality inspection là một quy trình kiểm tra chất lượng để đánh giá tính đúng đắn và đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Quy trình này được thực hiện bởi một nhóm kiểm tra chất lượng hoặc các chuyên gia kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra.
Moving Average Price (MAP) là gì
Moving Average Price (MAP) là một phương pháp tính giá trung bình của các sản phẩm trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. MAP được sử dụng phổ biến trong quản lý kế toán và quản lý kho để tính toán giá trung bình của các sản phẩm trong kho hoặc bán ra.
MAP được tính bằng cách lấy tổng giá trị các sản phẩm đã nhập kho hoặc sản xuất và chia cho số lượng sản phẩm đó. Nó được cập nhật liên tục khi có sự thay đổi về giá vốn của sản phẩm, như khi có thêm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho hoặc khi có giảm giá bán hàng.
Ví dụ, nếu một công ty sản xuất 100 sản phẩm với giá vốn là 10 đô la mỗi sản phẩm và sau đó sản xuất thêm 50 sản phẩm với giá vốn là 12 đô la mỗi sản phẩm, thì giá trung bình của 150 sản phẩm sẽ là (100 x 10 + 50 x 12)/150 = 10.67 đô la mỗi sản phẩm.
Việc sử dụng MAP giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý giá vốn và giá bán hàng hóa một cách chính xác hơn, giúp định giá sản phẩm một cách hợp lý và có thể đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Trong SAP, có nhiều loại stock type được sử dụng để quản lý kho hàng. Một số stock type phổ biến và thường được sử dụng bao gồm:
Unrestricted stock: Là stock type cho phép sử dụng sản phẩm mà không cần phải tuân thủ bất kỳ hạn chế nào.
Quality inspection stock: Là stock type được sử dụng cho các sản phẩm đang chờ kiểm tra chất lượng.
Blocked stock: Là stock type cho các sản phẩm bị khóa vì lý do kỹ thuật hoặc quản lý, và chúng không được sử dụng hoặc vận chuyển cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Returns stock: Là stock type cho phép lưu trữ các sản phẩm đã được trả lại từ khách hàng.
Consignment stock: Là stock type cho phép sản phẩm được lưu trữ trong kho của một nhà cung cấp nhưng vẫn thuộc sở hữu của nhà cung cấp, và chỉ trở thành sở hữu của khách hàng khi chúng được sử dụng hoặc bán ra.
Special stock: Là stock type được sử dụng cho các loại sản phẩm đặc biệt như sản phẩm trưng bày, sản phẩm mẫu, hoặc sản phẩm dùng để thử nghiệm.
Các loại stock type này có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau để tạo ra các kịch bản quản lý kho khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
2. Display Invoice Document - Tcode MIR4
Trong TH bạn muốn yêu cầu những vendor gửi báo giá cho bạn, thì bạn cần tạo RFQ cho từng vendor đó
Kết quả báo giá của vendor trong RFQ không phải là một chứng từ độc lập, mà nó kế thừa các thông tin đã có để tạo PO
Comments
Post a Comment