SAP ERP - Academy Of Finance

UNIT 1 Procurement Processes in Module MM

1. Stock Transfer with Stock Transport Order là gì·

Stock Transfer with Stock Transport Orders là một quy trình trong (MM) , trong đó hàng hóa được chuyển từ một plant đến plant khác trong một company code. Quy trình này được thực hiện qua Stock Transport Orders (STO) và bao gồm việc tạo một yêu cầu chuyển kho, xác định nhà máy nguồn và nhà máy đích, tạo Stock Transport Order, sau đó xử lý việc xuất hàng và nhập hàng tại nhà máy nguồn và nhà máy đích, tương ứng. STO giúp theo dõi toàn bộ quá trình chuyển kho và cung cấp một tổng quan về di chuyển của vật tư giữa các nhà máy.

Ví dụ. công ty có hai nhà máy là Nhà máy A và Nhà máy B. Nếu Nhà máy A cần chuyển một số lượng hàng hóa đến Nhà máy B, họ sẽ sử dụng Stock Transfer with Stock Transport Orders. Trong quá trình này, họ sẽ tạo một yêu cầu chuyển kho, chỉ định nguồn và nhà máy đích, tạo Stock Transport Order và sau đó xử lý việc xuất hàng và nhập hàng tại nguồn và nhà máy đích tương ứng. STO giúp giám sát toàn bộ quá trình chuyển kho và cung cấp một tổng quan về việc di chuyển hàng hóa giữa các nhà máy.

2. Stock in Transit là gì

Stock in transit là một loại hàng hóa đang di chuyển từ một nhà máy đến nhà máy khác trong một mã công ty. Khi một nhà máy chuyển hàng sang nhà máy khác, hàng hóa sẽ được quản lý trong kho đặc biệt của nhà máy nhận hàng (Stock in transit).Hàng hóa này chưa được nhận vào kho của nhà máy nhận, nhưng đã được giao từ nhà máy gửi. Đến khi hàng hóa được nhận và chuyển sang kho lưu trữ của nhà máy nhận, hàng hóa vẫn sẽ được quản lý dưới dạng Stock in transit.

3. Subcontracting- sản phẩm/ dịch vụ từ bên thứ ba

Subcontracting là một quy trình trong kinh doanh mà một công ty sẽ sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cho một công ty khác.

Ví dụ 1. một công ty sản xuất xe hơi có thể sản xuất phụ tùng cho xe hơi cho một công ty sản xuất xe hơi khác. Trong trường hợp này, công ty sản xuất phụ tùng sẽ làm việc cho công ty sản xuất xe hơi và cung cấp sản phẩm hoàn chỉnh cho công ty đó.
Ví dụ 2. Một công ty sản xuất máy in cần thực hiện việc sản xuất một số chi tiết của máy in, nhưng cty không có đủ trang thiết bị để sản xuất chúng. Vì vậy, họ quyết định giao việc cho một đối tác bên ngoài để hoàn thành. Đó là một ví dụ của subcontracting.

4. Vendor consignment - Ký gửi hàng bán từ nhà cung cấp

Vendor consignment là một loại hình dịch vụ mua bán trong đó nhà cung cấp đặt sản phẩm của mình tại địa điểm của khách hàng và chỉ trả tiền cho nhà cung cấp khi sản phẩm được bán.

Ví dụ: Một công ty sản xuất gỗ cung cấp một số sản phẩm nội thất cho một cửa hàng trực thuộc. Công ty sản xuất gỗ đặt các sản phẩm tại cửa hàng và chỉ trả tiền cho cửa hàng khi sản phẩm được bán.

Organizational Levels in Procurement

Client, Company Code, Plant, and Storage Location

Plant-Specific Purchasing Organization

8. Cross-Plant Purchasing Organization

9. Cross-Company-Code Purchasing Organization

10. Purchase Order Details

A typical structure of a Purchase Order (PO) may include the following components:

Header Information: This section includes the PO number, date, vendor information, and delivery details.
Item Information: This section lists the items being purchased, including the product description, quantity, unit price, and delivery date.
Payment Information: This section outlines the payment terms and conditions, including the payment method, due date, and any discounts or rebates.
Taxes and Charges: This section lists any applicable taxes and additional charges, such as freight, handling, or insurance fees.
Approval Information: This section may include the name and signature of the person responsible for approving the purchase, along with the approval date.
Notes and Attachments: This section may include any additional information or documents that are relevant to the purchase, such as product specifications, terms and conditions, or delivery instructions

Các table liên quan đến PO có thể bao gồm:

EKKO: chứa thông tin về đặt hàng (Purchase Order)
EKPO: chứa thông tin về đặt hàng chi tiết (Purchase Order Item)
EBAN: chứa thông tin về yêu cầu đặt hàng (Purchase Requisition)
EINA: chứa thông tin về đặt hàng nhà cung cấp (Vendor Master Record)
EKBE: Bảng chứa lịch sử của PO, bao gồm thông tin về thay đổi về số lượng, đơn giá và thời gian giao hàng.

Một số Tcode (Transaction Code) liên quan đến việc quản lý Purchase Order (PO) như:

ME21N: Tạo mới PO
ME22N: Sửa PO đã tạo
ME23N: Xem chi tiết PO
ME9F: Inbox của PO
ME5A: Tìm kiếm PO
ME2N: Tìm kiếm PO theo điều kiện
ME1M: Tìm kiếm PO theo điều kiện với lọc độc lập
ME2L: Tìm kiếm PO theo nhà cung cấp
ME2M: Tìm kiếm PO theo nhà cung cấp với lọc độc lập.

There are several scenarios involved with procurement using purchase orders (POs) in SAP:

1. Creation of Purchase Order (PO): Creating a PO for the first time, specifying the vendor, material, quantity, and delivery date.
2. Approval and Release of Purchase Order: Approving the PO and releasing it to the vendor for further processing.
3. Change to Purchase Order: Making changes to the PO such as quantity, delivery date, or vendor, and then re-approving the PO.
4. Goods Receipt against Purchase Order: Recording the receipt of goods from the vendor and updating the PO with the actual delivery quantity and delivery date.
5. Invoice Verification against Purchase Order: Verifying the vendor invoice against the PO and updating the PO with the actual invoice amount and invoice date.
6. Close of Purchase Order: Closing the PO once all the goods have been received and invoiced.
7. Reopening of Purchase Order: Reopening the PO if additional goods are required or if changes are needed.
8. Conversion of PO to Outline Agreement: Converting the PO into an outline agreement for future purchases from the same vendor.
9. Cancellation of Purchase Order: Cancelling the PO if it is no longer needed.

Một số BAPI thường được dùng để xử lý PO

BAPI_PO_CHANGE: This BAPI is used to change existing purchase orders.
BAPI_PO_CREATE1: This BAPI is used to create a new purchase order.
BAPI_PO_GETDETAIL: This BAPI is used to retrieve details for a specific purchase order.
BAPI_PO_GETITEMS: This BAPI is used to retrieve items for a specific purchase order.
BAPI_PO_CANCEL: This BAPI is used to cancel a purchase order.
BAPI_PO_APPROVE: This BAPI is used to approve a purchase order.
BAPI_PO_CONFIRM: This BAPI is used to confirm a purchase order.
BAPI_PO_CREATEFROMDATA: This BAPI is used to create a new purchase order from data.

ME9F là một transaction code trong SAP MM (Materials Management) được sử dụng để xem các message đã được gửi từ hệ thống đến người dùng hoặc đến một địa chỉ email nào đó.

Ví dụ: Khi bạn tạo một PO (Purchase Order) mới, hệ thống có thể gửi một message đến người dùng để thông báo rằng PO đã được tạo thành công và đang chờ phê duyệt. Để xem message này, bạn có thể sử dụng ME9F và nhập PO number của bạn vào, sau đó bấm "Display". Hệ thống sẽ hiển thị các message liên quan đến PO đó, bạn có thể xem nội dung message và các chi tiết liên quan.

ME9F có thể được sử dụng để tạo một message output cho một Purchase Order (PO) đã tồn tại trong hệ thống. Ví dụ, nếu một sản phẩm đã được mua theo PO nhưng không đạt chất lượng hoặc không giống như mô tả, người sử dụng có thể sử dụng tác vụ ME9F để tạo một message output cho PO đó và gửi lời nhắn đến nhà cung cấp để yêu cầu họ giải quyết vấn đề. Tác vụ này có thể giúp cho việc giải quyết vấn đề được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trong SAP, MIGO (Movement IN/GOODS ISSUE) được liên kết với các bảng sau:

MSEG: bảng ghi lại các chi tiết về di chuyển hàng hóa
MBEW: bảng chứa thông tin về tồn kho
BSEG: bảng chứa thông tin tài chính về di chuyển hàng hóa
MKPF: bảng chứa thông tin chung về di chuyển hàng hóa
MKOL: bảng ghi lại các đơn hàng liên quan đến di chuyển hàng hóa.

Một vài BAPI liên quan đến MIGO bao gồm:

BAPI_GOODSMVT_CREATE,

BAPI_GOODSMVT_CANCEL,

BAPI_GOODSMVT_CHANGE.

Movement type trong SAP là một số đặc biệt được sử dụng để xác định loại hoạt động kho hàng.

Ví dụ,

movement type 101 là nhập kho,
movement type 261 là chuyển kho nội bộ,
movement type 541 là xuất kho cho đơn hàng.

Chúng ta sử dụng movement type để gắn với mỗi hoạt động kho hàng trong SAP, để hệ thống có thể tự động xác định cách tính toán giá trị kho hàng và thực hiện các tác vụ kế toán liên quan.

Xác định cách tính toán giá trị kho hàng dựa vào Movement type

Movement Type 101 trong SAP là "Goods Receipt for Purchase Order". Trong trường hợp này, giá trị hàng hóa được tính toán dựa vào giá mua trong Purchase Order.
Movement Type 261 trong SAP là "Goods Issue for Cost Center". Trong trường hợp này, giá trị hàng hóa được tính toán dựa vào giá vốn của hàng hóa đó trong kho.
Ví dụ khác: Movement Type 561 là "Return Delivery from Customer", trong trường hợp này giá trị hàng hóa có thể được tính toán dựa vào giá bán hoặc giá vốn của hàng hóa.
Movement type 541 trong SAP là một loại di chuyển hàng hóa dùng để thực hiện các tác vụ kiểm tra số lượng hàng hoá trong kho. Movement type này không tính giá trị hàng hóa, chỉ được sử dụng để cập nhật số lượng tồn kho và không gây ảnh hưởng đến giá trị kho hàng.

Trong sự so sánh giữa Movement Type 101 và 122, Movement Type 101 sẽ tăng số lượng tồn kho và giá trị tồn kho, trong khi Movement Type 122 sẽ giảm số lượng tồn kho và giá trị tồn kho.

Một số bảng liên quan đến Movement Type 

T156 (Movement Types), 

BAPI liên quan đến Movement type

BAPI_GOODSMVT_GETDETAIL

BAPI này sẽ giúp lấy thông tin của Movement type trong một Goods Issue

Invoice Receipt

 là một loại hóa đơn thanh toán được gửi tới nhà cung cấp bởi khách hàng sau khi họ đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ đã đặt mua. Hóa đơn này chứa thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ đã nhận, giá tiền, thời gian thanh toán và các điều khoản cần thiết khác. Invoice Receipt được sử dụng để xác nhận rằng khách hàng đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ đã mua và sẽ thanh toán cho nhà cung cấp.

Bài 1.

Dưới đây là Business Flow của MM

Tạo Default value khi tạo mới PO

Bài 2.

ME9F là mã giao dịch trong SAP ERP, nó được sử dụng để hiển thị danh sách các thông báo đặt hàng (PO) đã gửi cho các nhà cung cấp. Khi bạn sử dụng ME9F, bạn có thể tìm kiếm thông báo đặt hàng bằng nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như số thông báo đặt hàng, số nhà cung cấp hoặc ngày đặt hàng.

Thông thường, ME9F được sử dụng để theo dõi các thông báo đặt hàng đã gửi cho các nhà cung cấp và kiểm tra trạng thái của chúng. Bằng cách sử dụng ME9F, bạn có thể xác nhận rằng thông báo đặt hàng đã được gửi thành công cho nhà cung cấp và cập nhật thông tin về trạng thái của các đơn đặt hàng.

Bài 3. Post Goods Receipt- Tcode MIGO

Post Goods Receipt using reference to purchase order

with default goods movement is 101

Ví dụ về goods movement 101 trong SAP ERP có thể như sau:

Một công ty sản xuất bánh kẹo có một kho vật liệu để lưu trữ các nguyên liệu sản xuất bánh kẹo, bao gồm bột mì, đường, trứng, bơ, vv. Khi cần sản xuất bánh kẹo, công ty sẽ chuyển hàng hóa từ kho vật liệu đến khu vực sản xuất. Để thực hiện chuyển khoản hàng hóa, công ty có thể sử dụng giao dịch MIGO trong SAP ERP và tạo một chuyển khoản hàng hóa 101.

Ví dụ cụ thể:

Ngày 15/2/2023, công ty sản xuất bánh kẹo cần chuyển 1000 kg bột mì từ kho vật liệu đến khu vực sản xuất.
Nhân viên của công ty thực hiện giao dịch MIGO trong SAP ERP, chọn mã số giao dịch 101 và nhập các thông tin cần thiết, bao gồm: số lượng hàng hóa (1000 kg), kho chứa (kho vật liệu), vị trí sử dụng (khu vực sản xuất), mã số vật liệu (bột mì), ngày chuyển khoản, người thực hiện, vv.
Sau khi hoàn tất thông tin, giao dịch MIGO sẽ tạo ra một chứng từ hàng hóa (goods movement document) cho chuyển khoản hàng hóa 101, bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa đã chuyển khoản, kho chứa và vị trí sử dụng, mã số vật liệu, ngày chuyển khoản, người thực hiện, vv.
Hàng hóa bột mì đã được chuyển từ kho vật liệu đến khu vực sản xuất và có thể được sử dụng để sản xuất bánh kẹo.